Montako tuntia teillä menee kuukausiraportin kokoamiseen — vaikka Power BI on pystyssä?
Jos vastaus on enemmän kuin nolla, teillä on ongelma. Ei tekninen ongelma — se on jo ratkaistu. Teillä on bisnasongelma jota kukaan ei halua ääneen sanoa: maksatte kuukausittain siitä, että Power BI -investointi ei tuota sitä mitä piti.
Otetaan varovainen esimerkki. Controller, 5 000€/kk. Maanantaiaamuna ennen johtoryhmää: kolme tuntia Excelin kokoamista. Kuukauden vaihde: kaksi tuntia lisää. Yhteensä viisi tuntia kuukaudessa pelkkää manuaalista tiedon siirtelyä.
Nämä luvut ovat varovaisia. Monessa yrityksessä aikaa kuluu enemmän, useammalta ihmiseltä, ja johtoryhmäpalaverit venyvät kun ensimmäinen puoli tuntia menee lukujen selvittelyyn.
On helppo tottua tilanteeseen. Controller on aina kokonut Excelin, johtoryhmä on aina odottanut sitä, ja niin se on aina mennyt. Power BI tuli, mutta tapa ei muuttunut.
Provokatiivinen kysymys: jos palkkaisitte nyt uuden controllerin, hyväksyisittekö hänelle saman tehtävän? "Kolme tuntia maanantaiaamuista menee datan siirtelyyn Excelistä toiseen." Todennäköisesti et. Mutta nykyinen controller tekee sen koska niin on aina tehty.
Excel ei ole ongelma. Ongelma on kun Excel korvaa sen mitä Power BI:n pitäisi tehdä automaattisesti.
BI ei kata kaikkea. Raportit tehtiin projektin alussa sovitun scopen mukaan. Liiketoiminta on muuttunut, scope ei. Muutama kriittinen mittari puuttuu — ja niitä haetaan käsin.
Johto ei luota lukuihin. Kerran oli ristiriita raportin ja todellisuuden välillä. Siitä lähtien Excel kulkee "varmuuden vuoksi" mukana. Luottamus on vaikea rakentaa jälkikäteen.
BI on liian monimutkainen käyttää. Raportti on teknisesti oikein mutta navigoiminen vie liikaa aikaa. On helpompaa avata tuttu Excel kuin opetella uusi näkymä joka palaverissa.
Kukaan ei ole kertaakaan kysynyt. Ei IT:ltä, ei johdolta, ei BI-toimittajalta. Controller kokoaa Exceliä koska kukaan ei ole pistänyt prosessia kyseenalaiseksi.
Tämä ei vaadi uutta isoa investointia. Rakenne on useimmiten kunnossa — puuttuu bisnesymmärrys siitä mitä johto oikeasti tarvitsee ja muutama konkreettinen parannus raportteihin.
Teen 490€ BI-optimointikatsastuksen. Tunnin haastattelussa selvitän mitä controlleriltanne oikeasti kuluu aikaa, mitä raporteilta puuttuu, ja mitä pitää muuttaa. Kirjallinen raportti kolmessa arkipäivässä.
Taustani: 9 vuotta controllerina ja business partnerina. Olen se ihminen joka on kokonut sen Excelin — ja se ihminen joka on myöhemmin rakentanut Power BI:n korvaamaan sen. Tiedän kummankin puolen.
Jos vastaus on enemmän kuin tunti — 490€ katsastus selvittää miksi ja miten se muutetaan. Käänteinen takuu.
WhatsApp — jutellaan